INFO : Modification des règles de remboursement en Région de Bruxelles-Capitale

Comme vous le savez, la période de transition relative aux règles de remboursement des titres-services en Région de Bruxelles-Capitale prendra fin le 30 juin prochain. A partir du 1er juillet, les règles de remboursement suivantes seront donc d’application, avec une période de mise en place et de tolérance jusqu’au 30 septembre 2016.
Afin de faciliter la vie de vos clients mais également la vôtre, nous vous conseillons vivement de promouvoir le titre-service électronique. Ce format vous permettra de diminuer votre charge administrative.

RÈGLES

1) TITRES-SERVICES PAPIER ET ÉLECTRONIQUES

Votre travailleur doit être déclaré à Sodexo AVANT la prestation chez le client. La Région de Bruxelles-Capitale contrôlera si le travailleur est bien inscrit à la Dimona à la date de la prestation.
► Tous les titres-services remis à Sodexo qui concernent un travailleur dont les données n’auraient pas été déclarées préalablement à Sodexo ne seront pas remboursés à l’entreprise tant que celle-ci n’aura pas régularisé sa situation.

2) TITRES-SERVICES PAPIER

Toutes les cases de la face avant du titre-service doivent être complétées, lisiblement, par le client (l’utilisateur). Toutes les cases de la face arrière doivent être complétées, lisiblement, par le travailleur et par l’entreprise agréée. Conseil : N’acceptez pas de titres-services dont les champs au recto n’ont pas été complétés par vos clients.
► Tous les chèques dont les données de certains champs n’ont pas été reconnues par le système de lecture optique de Sodexo seront renvoyés à l’entreprise pour qu’elle les corrige via son espace sécurisé.
► A partir du 1er juillet, tous les chèques dont au moins un des champs est vide ou incomplet seront renvoyés à l’entreprise pour qu’elle complète, via son espace sécurisé, les données manquantes. Cette mesure s’applique également aux entreprises qui transmettent les données des titres-services par l’envoi d’un fichier électronique.
En Région de Bruxelles-Capitale, afin de soulager les entreprises :

  • Sodexo procèdera à un certain nombre de corrections automatiques lorsque la donnée non reconnue par le système peut être déduite à l’aide d’une autre source (par exemple en utilisant la base de données des NISS travailleur ou en utilisant le numéro d’agrément mentionné sur le bordereau de remise). Grâce à cette correction automatique, les entreprises auront beaucoup moins de titres-services à corriger.
  • Une marge d’erreur sera paramétrée par Sodexo afin que les entreprises ne souffrent pas des limites de la technologie de reconnaissance optique. Ainsi, si au sein d’une remise, la moyenne des champs non reconnus par le système est comprise dans la marge d’erreur, l’entreprise ne devra pas corriger la donnée. Cette marge d’erreur évoluera au fil du temps car elle se base sur une moyenne mensuelle de toutes les entreprises agréées. Attention, seules les remises de plus de 100 titres-services pourront bénéficier de cette tolérance. Si vous envoyez un lot de moins de 100 titres-services, vous devrez corriger tous les titres-services qui n’auront été ni reconnus ni corrigés automatiquement par Sodexo.
  • Chaque mois, Sodexo vous transmettra un rapport reprenant le taux de reconnaissance des titres-services remis par votre entreprise. Ce rapport est un outil précieux qui vous permettra de suivre régulièrement vos progrès en matière d’application des nouvelles règles.

DÉLAIS

La Région de Bruxelles-Capitale met en place une période d’adaptation jusqu’au 30 septembre prochain, pendant laquelle tous les titres-services non reconnus continueront d’être remboursés. Les entreprises seront donc invitées à corriger les titres-services non reconnus pendant une période de trois jours, à l’issue de laquelle les titres-services seront remboursables. Cette période vous permettra donc de mesurer l’impact de l’application des nouvelles mesures.
A partir du 1er octobre, les entreprises bénéficieront de trente jours (dans les limites de la validité du titre-service) pour procéder aux corrections. Tant que le titre-service n’aura pas été corrigé ou complété, le remboursement de la prestation sera suspendu.

CONTRÔLES

Des contrôles aléatoires seront mis en place. Les données seront aussi croisées avec les flux de la Sécurité sociale (Dimona et DmfA). Cela permettra de vérifier le respect des normes légales et règlementaires et d’intervenir si la situation le nécessite.

POURQUOI CES NOUVELLES RÈGLES ?

Grâce à ces mesures, nous visons à :

  • Etre plus efficace
  • Assurer le maintien et la stabilité du dispositif des titres-services
  • Garantir des emplois de qualité
  • Lutter contre la fraude

EN BREF

  • Déclarer le NISS de tous vos travailleurs à Sodexo avant leur première prestation
  • Renvoyer à Sodexo uniquement des titres-services complets
  • Pas de remboursement dans les cas suivants:

    • Travailleur non-déclaré
    • Champ vide
    • Chèque non-corrigé