INFO : Adaptations aux règles de remboursement pour les titres de la Région flamande

Depuis le 1er janvier 2016, les règles sur le remboursement de titres-services non-conformes ou non-reconnus sont plus strictes: ces titres ne sont plus remboursés.  Néanmoins, une période de transition a été mise en place jusque fin juin, pendant laquelle ces titres vous sont transmis pour correction et sont remboursés automatiquement après 3 jours.

L’autorité flamande, en collaboration avec Sodexo, a profité de cette période de transition pour évaluer cette nouvelle mesure et avoir une vue plus claire sur son impact pour les Entreprises Agréées.

Cette évaluation démontre qu’une partie des titres-services n’est pas lisible pour des raisons techniques. Les Entreprises Agréées ne peuvent pas en subir des conséquences négatives et l’autorité flamande propose donc quelques adaptations aux règles :

Jusqu’au 1er juillet, les titres-services ne seront plus transmis pour correction, et seront remboursés immédiatement.  Cette mesure sera mise en œuvre aussi tôt que techniquement possible, dans le courant du mois de mai. Vous devez néanmoins continuer à remplir tous les titres-services de manière correcte, complète et lisible. La Région flamande et Sodexo continueront à faire du monitoring et des contrôles.

Du 1er juillet au 31 décembre 2016, les contrôles se porteront principalement sur la date de prestation et le numéro NISS des travailleurs. Nous vous rappelons cependant que vous devez continuer à remplir tous  les champs obligatoires sur le titre.

  • Si la date de prestation ou le numéro NISS ne sont pas remplis, les titres seront mis à disposition pendant 30 jours calendrier dans l’espace sécurisé.  Si vous ne corrigez pas les titres endéans ces 30 jours, ceux-ci  ne seront  pas remboursés.
  • Comme pour les autres régions, la région flamande vous demande aussi de déclarer les numéro NISS de tous vos travailleurs, dans l’espace sécurisé de Sodexo.
  • Un système de monitoring sera mis en place pour évaluer la non-reconnaissance du numéro NISS et de la date de prestation. Vous recevrez les résultats du monitoring pour que vous puissiez prendre des mesures supplémentaires si nécessaire.

En septembre 2016, l’autorité flamande, en collaboration avec le secteur et avec Sodexo, évaluera ces mesures en profondeur pour arriver à une réglementation définitive à partir de janvier 2017. Entretemps, Sodexo prendra les initiatives nécessaires pour améliorer si possible la lisibilité technique des titres.

Que devez-vous faire en tant qu’entreprise agréée?

  • Remplissez les titres–services toujours de manière correcte, complète et lisible. Il y aura toujours des contrôles sur tous les champs.
  • Enregistrez tous vos travailleurs dans l’espace sécurisé. Ceci permettra à Sodexo de compléter un plus grand nombre de données non reconnues.
  • Vous pouvez aussi, dans l’espace sécurisé, déclarer par voie informatique les données manuscrites des titres-services. Sodexo complète alors automatiquement les données non-reconnues par les données déclarées.

Ces mesures permettront à l’autorité flamande de continuer la lutte contre la fraude, sans pour autant surcharger les entreprises administrativement.